Factura proforma: qué es y en qué se diferencia de una factura (2026)

La respuesta corta: una factura proforma no es una factura. Es un presupuesto con aspecto de factura, un documento informativo que le dice a tu cliente lo que le vas a cobrar, pero sin valor fiscal. No devenga IVA, no se contabiliza, no va en tus libros ni en el modelo 303, y no sirve para deducir. Se usa para dar un presupuesto formal, para las aduanas cuando exportas o para pedir financiación, y cuando la operación se cierra, emites la factura de verdad. Aquí te explico en qué se diferencia de una factura y de un presupuesto, y cómo hacerla sin liarla.

Un aviso: esto es información de un emprendedor a otro, no asesoramiento fiscal. Ante la duda, confírmalo con tu gestor.

¿Qué es una factura proforma?

Es un documento con el mismo formato que una factura (con tus datos, los del cliente, los conceptos, la base y el IVA informativo), pero que no tiene efectos fiscales ni contables. Su función es enseñar de antemano cómo será la factura definitiva: qué vas a facturar, por cuánto y en qué condiciones. Piensa en ella como una oferta formal y detallada, no como un cobro.

El propio nombre lo dice: "proforma" significa, más o menos, "para dar forma". Da forma a la operación antes de que se cierre, pero no la ejecuta. La operación de verdad, con sus consecuencias fiscales, empieza cuando emites la factura real.

Lo que una proforma NO hace

Conviene tenerlo claro, porque de aquí salen todos los malentendidos. Una factura proforma:

• No devenga IVA. Aunque muestres el IVA a título informativo, no estás cobrando ese impuesto ni tienes que ingresarlo. El IVA nace con la factura de verdad.
• No se contabiliza. No entra en tus libros de facturas emitidas ni en el modelo 303. Para Hacienda, es como si no existiera.
• No sirve para deducir. Tu cliente no puede deducirse el IVA de una proforma; necesita la factura real para eso.
• No obliga a pagar. Es una propuesta, no una deuda. El cliente paga cuando acepta y le emites la factura, o según lo que acordéis.

Una proforma informa, no cobra. Si te basas en proformas para llevar tus cuentas, te faltará la mitad de la película.

Proforma, presupuesto o factura: cuál es cuál

Los tres documentos se confunden, y la diferencia es sencilla si los ordenas por el momento:

• El presupuesto va primero. Es una estimación, con formato libre, que mandas para que el cliente valore antes de decidir. Puede cambiar.
• La factura proforma va en medio. Tiene ya el aspecto de una factura y se manda cuando hay un acuerdo de principio, para dejar por escrito los términos exactos. Sigue sin valor fiscal.
• La factura va al final. Es el documento con valor fiscal: se numera en tu serie correlativa, devenga IVA, se contabiliza y es la que cuenta para Hacienda.

No todos los negocios usan los tres. Muchos van directos del presupuesto a la factura; la proforma aparece sobre todo cuando el cliente necesita un documento formal antes de pagar.

Para qué sirve una factura proforma

Tiene tres usos habituales, y en todos aporta lo mismo: un documento formal sin comprometerte fiscalmente todavía.

• Cerrar un presupuesto en firme. Cuando quieres dejar los términos por escrito y que el cliente los confirme antes de ejecutar el trabajo o el pedido.
• Aduanas y exportación. Al vender fuera de la UE, las aduanas suelen pedir una proforma para declarar el valor de la mercancía. Es un caso típico si empiezas a cobrar de clientes del extranjero.
• Pedir financiación. Bancos y empresas de leasing suelen pedir una proforma para valorar el importe de una operación antes de concederla.

Cómo hacer una factura proforma bien

No tiene misterio, pero hay dos cosas que no debes saltarte:

• Márcala claramente como "proforma". Que en el documento se lea "Factura proforma" y, mejor aún, una nota tipo "documento sin valor fiscal, no es una factura". Así nadie la confunde con la de verdad.
• Usa una numeración propia. No la metas en la serie de tus facturas reales (romperías la correlación fiscal). Dale su propia serie, por ejemplo PRF-001, separada de la numeración oficial.

Puedes incluir el IVA desglosado a título informativo, para que el cliente vea el total real, pero recordando que ahí no se cobra nada. Y cuando la operación se cierre, emites la factura definitiva, esa sí en tu serie correlativa y con todos sus efectos.

Factura proforma, en resumen

La factura proforma es un presupuesto con forma de factura: sirve para enseñar por adelantado lo que vas a cobrar, para las aduanas o para pedir financiación, pero no tiene valor fiscal. No lleva IVA de verdad, no se contabiliza, no va en el 303 y no sirve para deducir. Márcala como proforma, dale su propia numeración y no la confundas con la factura real, que es la que emites cuando la operación se cierra. Con esa distinción clara, la proforma es una herramienta útil para formalizar sin comprometerte antes de tiempo.

Preguntas frecuentes

¿La factura proforma lleva IVA?

Puede mostrar el IVA desglosado a título informativo, para que el cliente vea el total, pero no lo devenga: no estás cobrando ese impuesto ni tienes que ingresarlo. El IVA nace con la factura definitiva, no con la proforma. Por eso conviene dejar claro en el documento que es una proforma sin efectos fiscales.

¿Qué diferencia hay entre una factura y una proforma?

La factura tiene valor fiscal: se numera en tu serie correlativa, devenga IVA, se contabiliza y cuenta para Hacienda. La proforma es solo informativa, un presupuesto con aspecto de factura, que no se contabiliza, no genera IVA y no sirve para deducir. La proforma se manda antes; la factura, cuando la operación se cierra.

¿Tengo que declarar una factura proforma?

No. Como no tiene valor fiscal, la factura proforma no se incluye en tus libros ni en el modelo 303, y tu cliente no puede deducir su IVA. Lo que declaras es la factura definitiva que emites cuando se cierra la operación. La proforma, para Hacienda, no existe.

¿Es lo mismo un presupuesto que una factura proforma?

Son parecidos, pero no iguales. El presupuesto es una estimación de formato libre que mandas antes de acordar nada. La factura proforma tiene ya el aspecto de una factura y se envía cuando hay acuerdo de principio, para fijar los términos por escrito. Ninguno de los dos tiene valor fiscal; la que lo tiene es la factura definitiva.